korrekt E-Mail schreiben

Ich schreibe und empfange jeden Tag einige Mails. Dabei habe ich oft das Gefühl, dass viele Menschen auch heute noch “nicht richtig” mailen können. Einen Brief hätte man damals so nicht versendet!

Betreff

Bereits beim Betreff sollte man erkennen, um was es in der E-Mail geht. Ich, du und wahrscheinlich viele Menschen entscheiden innert kürzester Zeit, ob sie die E-Mail gleich oder später lesen. Dabei entscheiden wir anhand des Absenders und Betreff. Schreibfehler sind hier äusserst unplatziert!

Bitte bereinigt auch eine grössere “Re: AW: Re: AW:”-Kette, insofern dies euer E-Mailprogramm/Webclient nicht tun sollte.

Empfänger

Die Empfänger können in drei Felder eingetragen werden. “An”, “Kopie” (CC) und “Blindkopie” (BCC).

In das “An”-Feld kommt eine Person oder einen Personenkreis, welche mit der E-Mail explizit angesprochen werden.

Im Feld “Kopie” (CC) sind die Personen zu finden, welche die E-Mail als Information betrachten sollen. Frage ich einen Bürokollegen, ob er am Montag anwesend sei, damit ich frei nehmen kann, so trage ich die E-Mailadresse des Kollegen ins “An”-Feld und die meines Vorgesetzten ins “CC”-Feld.

Das Feld “BCC” ist die “Blindkopie”. Dort trage ich die Personen ein, welche weder “An”-, noch “CC”-Feld sehen dürfen. Dieses Feld MUSS bei einem Newsletter oder ähnlichem benutzt werden.

HTML

HTML sind schön anzusehen, doch noch lange nicht alle können diese empfangen bzw. als HTML lesen. Ebenfalls wird die Grösse des Mails mit HTML deutlich grösser. Muss eine Mail nicht informativ sein, statt gut auszusehen?

Rechtschreibung

Auch ich bin nicht perfekt, wenn es um die Rechtschreibung geht. Doch genau dafür können die meisten Mailclients die Rechtschreibung prüfen. Verwende doch diese Hilfe, wenn sie dir zur Verfügung steht.

Eine E-Mail sollte ebenfalls mit einer korrekten Gross- und Kleinschreibung daherkommen. Ich finde es nichts unhöflicheres, als wenn man auf die Grossbuchstaben ganz verzichtet.

Signatur

Die Signatur sollte alle wichtigen Informationen beinhalten wie: komplette Anschrift, Telefonnummer und vielleicht die Homepage, obwohl die meistens in der E-Mailadresse ersichtlich ist. Fehlende Angaben sind doof! Erst Recht wenn man dadurch einen Käufer verliert.

Auch neu für mich war, dass eine Signatur per Default mit “– ” (Minus, Minus, Leerzeichen). So wird die Signatur beim Beantworter der Mail gleich automatisch entfernt.

Anhänge

Muss der Anhang sein? Ist der Anhang nicht “zu gross” und kann der Empfänger diesen Aanhang öffnen/ansehen?

Grundsätzlich ist bei einem Text-, Tabellen- oder Präsentationsdokument das PDF-Format korrekt. Bei den Bildern ist oft das sparsame JPG akzeptabel.

(via adminstories)

saschak.ch unterstützen